Creare un modulo e recuperare i dati velocemente

C’è una interessante e poco conosciuta funzionalità di Google Docs. E’ la possibilità di creare un modulo (per esempio un modulo di iscrizione, un sondaggio, una raccolta dati,…) in modo veloce e gestire in semplicità la raccolta dei dati che andranno a finire automaticamente in un foglio di calcolo mano a mano che la compilazione procede. E’ molto interessante vedere il proprio foglio di calcolo che cresce mentre le persone compilano!

Vediamo come si fa.

Per accedere alle funzionalità della piattaforma è necessario per prima cosa un account Google. Chi non ne è dotato può crearne uno a questo indirizzo. Poi, si può passare alla homepage del prodotto.

Al primo accesso l’interfaccia di Google Docs potrebbe presentarsi in lingua inglese, per modificarla basta su “Settings” (in alto a destra), selezionare l’opzione “Documents Settings” e dalla schermata con le impostazioni scegliere come lingua “Italiano”, cliccando infine su “Save” e su “Back to Google Docs” per terminare la configurazione.

Cominciamo la creazione del nostro modulo. In alto a sinistra andiamo su “Crea nuovo” e scorriamo il menu a tendina fino a “Modulo“. Apparirà la schermata con il tema predefinito (che potrete cambiare cliccando su “tema” e scegliendo tra i circa 70 disponibili e di diversa natura).

Questo è il vostro “centro di comando“, con in basso il link che vi servirà poi per distribuire su Web e condividere il modulo.

Non fatevi ingannare: nonostante il modulo sempbri apparentemente spoglio, possiede elevate capacità di personalizzazione. Si parte dal titolo (con possibilità di aggiungere una descrizione del prodotto, servizio o ricerca), per aggiungere man mano tutti gli elementi necessari.

Cliccando in alto a sinistra su “Aggiungi elemento“, vi si aprirà un menu a tendina che permetterà diverse scelte: testo, testo del paragrafo, scelta multipla, caselle di controllo, scegli da elenco, ridimensiona e griglia, oltre che intestazione sezione ed interruzione pagina.

Di seguito sono elencati alcuni tipi di domande tra cui puoi scegliere: caselle di controllo, griglia, elenchi a discesa con opzioni, scelte multiple, testo paragrafo, che consente di inserire risposte lunghe, e scale, per chiedere ai tuoi invitati di eseguire, ad esempio, una classificazione in una scala da 1 a 5.

Aggiungi intestazioni di sezione se desideri dividere il modulo in sezioni per semplificare la lettura e la compilazione. Seleziona semplicemente Intestazione sezione dal menu a discesa Aggiungi elemento.

Ogni intestazione di sezione può avere un titolo, visualizzato in un carattere più grande, e una descrizione di sezione.

Suddividere le domande in più pagine

Se, ad esempio, hai creato un modulo lungo e desideri semplificarne la compilazione, puoi aggiungere delle interruzioni di pagina. Seleziona “Interruzione di pagina” dal menu a discesa “Aggiungi elemento“.

La domanda può essere resa anche obbligatoria spuntando l’apposita casella. Inoltre, la tecnologia Ajax con il quale Google Docs è sviluppato permette il “drag and drop” ( seleziona e trascina) facilmente, permettendo ad esempio il cambio di posizione.

Il secondo elemento è il “testo paragrafo“, che permette di inserire un testo più lungo nella casella (ad esempio la descrizione o l’opinione di un prodotto o servizio).

Terza opzione è la “scelta multipla“, che permette di selezionare una sola opzione tra le presenti. Le varie caselle possono essere aggiunte cliccando nella casella sottostante o eliminate rapidamente cliccando sulla X di fianco. Con il testo “aggiungi altro” si aggiunge una casella di opzione supplementare che permette di indicare una risposta generica.

È presente anche l’opzione “vai alla pagina in base alla risposta“, che funziona in caso di moduli con più pagine (che si potranno aggiungere selezionando dal menu in alto la voce “interruzione pagina”).